イベント撮影の当日、主催者が準備しておくべきこと｜音声・進行・テロップ

公開 2026-08-31

イベント撮影の当日、主催者が準備しておくべきこと

撮影会社への発注が終わると、次に気になるのは「当日、自分たちは何をすればいいのか」という点です。カメラを回すのは撮影クルーの仕事ですが、映像の仕上がりを左右する要素の中には、主催者側の当日対応にかかっているものがいくつかあります。ここでは、見落とされやすいけれど実際の映像品質に直結する準備項目をまとめました。

会場の音響から、録音用の音声を分けてもらえるか確認する

撮影用マイクだけで会場音を拾うと、拍手や空調音、離れた席の私語などが混ざり、登壇者の声が聞き取りにくくなります。これを避けるには、会場の音響卓（PA卓）から出力を分岐してもらい、スピーカーに流れているのと同じ音声をそのまま録音に使う方法があります。会場音響から録音用の音声を分岐できるかどうかで、収録音の質が決まります。

この分岐ができるかどうかは会場やイベント規模ごとに異なり、当日、会場の音響担当者が誰で、どこまで対応してもらえるかを事前に確認しておく必要があります。撮影会社が直接会場側とやり取りできる場合もあるため、当日の連絡先を撮影会社と共有しておくと当日の確認がスムーズです。

会場で流す音楽は、映像に使えるかどうかを意識しておく

開場中や休憩時間にBGMとして市販の楽曲を流すイベントは少なくありません。ただし、会場で流れた市販曲が入った素材は、そのまま公開できないことがあります。撮影は問題なく行えても、その音源が入った映像をそのまま社外に公開できないケースがあるということです。

BGMを使う予定がある場合は、当日までにどの場面で流すか整理しておき、公開を前提とした映像に使ってよい音源かどうかを撮影会社に相談しておくと、納品後に「この場面は使えない」となる事態を避けられます。

登壇者・出演者の名前とテロップ情報を用意しておく

映像に氏名や役職、発表テーマなどのテロップを入れる場合、当日または事前に正確な情報を渡しておく必要があります。当社が手がけたある国際会議のダイジェスト映像では、各プレゼンターに氏名とテーマのテロップを入れており、英語表記にも対応しました。表記ミスは撮影クルーではなく主催者側の情報不足から起きることが多いため、当日配布する登壇者リストと同じものを撮影会社にも渡しておくと確実です。

当日上映をする場合は、進行表の「締め時刻」を守る

その場で撮影した映像をイベント中に上映する「当日上映」を依頼している場合、準備の重みが変わります。当日上映は上映時刻から逆算して編集を締めるため、締め以降に起きた出来事は映像に入りません。プログラムが押した場合の連絡体制と、編集者が会場内で作業するスペースの確保が主催者側の準備事項になります。仕組みと必要な準備の詳細は、当日上映（撮って出し）とは？その日のうちに映像を流す仕組みと、必要な準備で説明しています。

海外からの登壇者・参加者がいる場合は早めに共有する

英語での撮影ディレクションや字幕、ナレーションが必要なイベントも扱っています。海外からの登壇者がいる、資料や進行の一部が英語になる、といった情報は当日ではなく事前に共有しておくことで、当日のディレクションや後日のテロップ・字幕対応がスムーズになります。

当日準備チェックリスト

これらはどれも撮影当日になってから慌てて確認するより、発注後の打ち合わせの段階で一度整理しておいたほうが、当日のやり取りが減ります。特に音声と進行表の2点は、映像の完成度に直接関わるため優先して確認しておくことをおすすめします。

EVENT FILMS EXPRESS について

EVENT FILMS EXPRESSは、社内イベントからカンファレンスまで、参加者数十名の勉強会から数千名規模の大型イベントまで対応するイベント映像サービスです。全国対応に加え、海外イベントも英語での撮影ディレクション・字幕・ナレーションまで含めて対応しています。支払いは銀行振込で、基本は納品後請求(規模により着手金が必要な場合があります)。出張を伴う場合の交通費は別途となります。当日の音声環境や進行表の確認など、当日ならではの準備事項についても、発注後の打ち合わせで一つずつすり合わせています。